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Trends in der IT

Collaboration und eCollaboration –Tools

Collaboration, d. h. die Zusammenarbeit mehrerer Personen, Teams und Abtei-
lungen, gewinnt innerhalb von Unternehmen deutlich an Relevanz. Eine immer
wichtigere Rolle spielt dabei das sogenannte Enterprise 2.0. Tools wie Wikis,
Blogs oder Soziale Netzwerke werden mittlerweile auch in Unternehmen zur
Unterstützung der Zusammenarbeit und der Verwaltung von Informationen und
Wissen eingesetzt. User Generated Content tritt in den Fokus des Wissens-
managements. Bei der Implementierung von eCollaboration Systemen gilt es
zu beachten, inwieweit diese die Prozesse der Unternehmen verändern und
neue Anforderungen an die Mitarbeiter stellen. Ein wichtiger Aspekt ist dabei
der Wechsel des Mitarbeiters vom Informationsempfänger hin zum aktiven
Teilnehmer innerhalb des Wissensmanagements.
Dieser Beitrag beschreibt die Möglichkeiten der Unterstützung von Col-
laboration innerhalb und zwischen Unternehmen.

 

Einleitung

Aufgrund unternehmensexterner Herausforderungen wie beispielweise die Informatisie-
rung oder der Einzug von Social Media wird Collaboration eine wachsende Rolle zuge-
schrieben. Gleichzeitig stehen Unternehmen auch intern vor neuen Aufgaben: Prozesse
werden komplexer, das Informationsaufkommen nimmt deutlich zu. Um aus den Anforde-
rungen einen Wettbewerbsvorteil generieren zu können, ist man gezwungen, Restruktu-
rierungen im Unternehmen vorzunehmen, externe Kooperationen einzugehen und wenig
gewinnträchtige Geschäftsbereiche auszugliedern. Collaboration zwischen Organisations-
einheiten wird somit integraler Bestandteil am Unternehmenserfolg. Dies erkennen einige
Unternehmen und versuchen, mit Hilfe von IT-Unterstützung in Form von Collaboration-
Software die Effektivität der Zusammenarbeit zu steigern. Im Fokus stehen dabei oftmals
Tools des Web 2.0-Umfeldes, die meist sogar seitens der Mitarbeiter eingefordert werden.
Es gilt zu untersuchen, inwieweit diese Anwendungen im Unternehmensumfeld ein-
gesetzt werden und die Collaboration der Mitarbeiter unterstützen können.

 

Definition und Abgrenzung

Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit von Menschen innerhalb von Teams, Projek-
ten, Abteilungen oder zwischen Organisationen, um gemeinsame Ziele erreichen zu kön-
nen. Um diese Zusammenarbeit seitens der IT effektiv unterstützen zu können, existieren
eCollaboration-Systeme wie beispielsweise Microsoft Sharepoint. Sie „[...] unterstützen
die zwischenmenschliche Kommunikation mittels geeigneter Medien, erlauben die Koordi-
nation von Aktivitäten zwischen Gruppenmitgliedern sowie die Kollaboration an gemein-
samen Objekten.“ (Riemer, 2009) Man erkennt, dass die Interaktionsformen aufeinander
aufbauen: Koordination von Aktivitäten bedarf der vorherigen Kommunikation und Colla-
boration benötigt zunächst die Koordination und Priorisierung von Aktivitäten.

 

Collaboration und Social Software

Um Collaboration in Unternehmen technisch zu unterstützen, wird versucht, die Features
des Web 2.0 zu adaptieren und einzusetzen, um eine Art Enterprise 2.0 zu entwickeln
(Koch & Richter, 2009, S. 15).
Hierbei nehmen Anwendungen aus dem Bereich der Social Software eine immer grö-
ßere Bedeutung ein. Innerhalb dieses Artikels werden im weiteren Verlauf die Möglichkei-
ten von Blogs, Wikis und Social Networking beschrieben.
Im Umfeld von Collaboration und Social Software ist immer wieder der Bezug zu
Unified Communications, IP-Kommunikation, Videokonferenzsystemen oder Instant Mess-
aging festzustellen. Hier wird nur der Einsatz von Social Software und deren konkreten
Möglichkeiten innerhalb eines Unternehmens beschrieben. Berücksichtigt wird, dass diese
Ressourcen mittlerweile auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden müssen.


Möglichkeiten und Nutzen einer Collaboration – Plattform im Unternehmen

Ein Wiki bezeichnet ein System, in dem von Benutzern selbstständig Inhalte geändert und
verwaltet werden können. Innerhalb von Unternehmen können hier schnell Dokumentatio-
nen und sonstige Informationen veröffentlicht und gemeinsam bearbeitet werden.
Im Rahmen einer Anforderungsanalyse innerhalb eines Software-Entwicklung-Projektes
könnten hier beispielsweise User Stories abgelegt und somit die Stakeholder des Projektes
aktiv beteiligt werden (Benlian, Hilkert, & Hess, 2009, S. 40).
Blogs sind eine Art Tagebuch im Internet. In einem Blog werden regelmäßig aktuelle
Inhalte und Nachrichten veröffentlicht. Besucher haben die Möglichkeit, einen Beitrag zu
kommentieren oder zu bewerten. „For enterprise purposes, the clearest value of blogging
and other forms of authoring is sharing knowledge, expertise, experience, and insight in a
way that’s both persistent and easily consultable.“ (McAffee, 2009)
In Unternehmen ergibt sich eine neue Möglichkeit der Kommunikation (Koch & Rich-
ter, 2009, S. 28), unabhängig von eventuell existierenden Berichtsvorgaben. Ein weiterer
Aspekt ist die aktive Partizipation der Mitarbeiter durch Veröffentlichung ihrer Ideen und
Gedanken. Erreichen diese Informationen die entscheidenden Stellen im Unternehmen,
können sich Blogs schnell zum Innovationstreiber, aber auch Stimmungsbarometer ent-
wickeln. Abhängig ist dies natürlich von der Kultur innerhalb eines Unternehmens. Das
Bloggen sollte offiziell gefördert und eine gewisse Offenheit vorgelebt werden.
Ein konkretes Einsatzszenario könnte beispielsweise die Kommunikation von Change
Requests und daraus resultierender Änderungen innerhalb eines Softwareentwicklungs-
projektes sein.


Social Network im Unternehmen

Ein Social Network innerhalb eines Unternehmens ermöglicht, wie bei den prominenten
Vorbildern Facebook oder Xing, Mitarbeitern eigene Profile zu erstellen. Innerhalb dieser
Profile sollte der Fokus dann auf der Darstellung eigener Kompetenzen sowie der Tätig-
keiten innerhalb vergangener und derzeitiger Projekte liegen. Vorteil hierbei ist, dass die
Profile von den Mitarbeitern selbst gepflegt werden und somit auch immer auf dem aktu-
ellen Stand sind. Insgesamt ermöglicht ein Social Network innerhalb eines Unternehmens
das schnelle und effiziente Auffinden von Ansprechpartnern zu einem bestimmten The-
mengebiet. Durch die direkte Beteiligung der Mitarbeiter kann ein Bottom-Up generiertes
Wissensmanagement aufgebaut werden.

 

Einsatz von Wikis – was gilt es zu beachten?

Innerhalb eines Wiki kann – wie oben beschrieben – jeder Benutzer Inhalte publizieren und
verändern. Im Unternehmensumfeld ist darauf zu achten, dass die veröffentlichen Infor-
mationen den Anforderungen des Qualitätsmanagements sowie weiterer, gegebenenfalls
rechtlicher Vorgaben entsprechen. Weiterhin sollte beachtet werden, dass ein Lernprozess
bei den Mitarbeitern angestoßen werden muss. Änderungen in einem Wiki-Artikel können
schnell als Angriff auf die eigene Fachkompetenz angesehen werden, was sie jedoch kei-
neswegs darstellen. Dafür gilt es, die Mitarbeiter zu sensibilisieren, um eine offene Kom-
munikation und eine lebhafte Teilnahme zu gewährleisten.

 

Einfluss auf Prozesse und Mitarbeiter

Mit der Einführung von Collaboration Software in Unternehmen gewinnt der Begriff User
Generated Content an Bedeutung. Wikis und Blogs führen dazu, dass Mitarbeiter nicht
mehr nur Informationsempfänger darstellen, sondern aktiv als Autoren auftreten. Damit
verbunden ist das Ziel, Wissen zu teilen und sich von alteingesessenen Ideologien, wie
beispielsweise „Wissen ist Macht“, zu lösen. Gleichzeitig sollen kollaborierende Perso-
nen dazu befähigt werden, Ergebnisse zu erzielen, die sie als Einzelner nicht erreichen
könnten.
Weiterhin verändert sich der Weg der Informationsbeschaffung für jeden einzelnen Mitarbei-
ter. Informationen werden zentralisiert auf dedizierten Plattformen bereitgestellt. Das hat zur
Folge, dass die Informationsverteilung über große E-Mail-Verteiler reduziert und dem Mit-
arbeiter dabei die Verantwortung übertragen wird, wenn er eine Information benötigt, diese
vom Inhaber der Information rechtzeitig und umfassend und in geeigneter Form abzuholen.
Das bietet den Vorteil, dass sich die Mitarbeiter gezielter informieren können und beispiels-
weise nur die Blogs abonnieren, deren Thematik ihre tägliche Arbeit betrifft.
Der Einfluss von Collaboration Software auf Prozesse in Unternehmen hängt stark
davon ab, wie hoch die Nutzerakzeptanz der angebotenen Plattformen ist. So kann ein
Unternehmens-Wiki Arbeitsabläufe beschleunigen, wenn Mitarbeiter wissen, wo sie nach
Informationen für bestimmte Arbeitsschritte suchen müssen. Auf der anderen Seite kann
ein umfangreiches Wiki schnell veralten, wenn die Nutzerakzeptanz gering ist und Themen
und Inhalte nicht gepflegt werden.

 

Fazit und Ausblick

Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit von Menschen innerhalb von Teams, Projek-
ten, Abteilungen oder zwischen Organisationen um gemeinsame Ziele erreichen zu kön-
nen. Das Thema hat viele Schnittstellen zu anderen Themen und wird oftmals als Über-
begriff verwendet. Zur technischen Unterstützung der Collaboration gibt es verschiedene
Möglichkeiten, die in Form von Softwarepaketen bereitgestellt werden (u.a. Microsoft Sha-
repoint). Diese Softwarepakete umfassen in der Regel Social Softwarekomponenten, wie z. B.
Wikis oder Blogs, die im Einzelnen kurz vorgestellt wurden.
Collaboration auf der einen Seite ist ein Thema, das von den Mitarbeitern eingefordert
wird. Gründe dafür sind eine vorherrschende Informationsflut und Faktoren, die eine Zu-
sammenarbeit schwierig erscheinen lassen. Mit Social Software werden zudem Anwendun-
gen eingesetzt, die bereits aus dem privaten Umfeld bekannt sind.
Auf der anderen Seite ist Collaboration auch ein Management-Thema, da eine Ein-
führung von Collaboration-Software oftmals mit Änderungen in der Unternehmenskultur
einhergeht und diese sich in erster Linie in verändertem Kommunikationsverhalten nieder-
schlägt.
Es ist zu festzuhalten, dass Collaboration ein Trend ist, der viele Unternehmen bereits
erreicht hat. Eine Untersuchung der Universität St. Gallen hat ergeben, dass die Mög-
lichkeiten von Collaboration Software in vielen Unternehmen zwar unterschiedlich stark
eingesetzt werden, aber Wikis, Soziale Netzwerke und Blogs in der Regel nahezu unein-
geschränkt verfügbar sind (Back, Friedel, & Weigand, 2011, S. 7).
Während in der Literatur den genannten Diensten ein hoher Nutzen in der Unterstützung
von kollaborativen Prozessen zugesprochen wird, ist bislang wenig darüber bekannt, in-
wieweit sich dieser Nutzen quantifizieren lässt. Oftmals wird nur der qualitative Nutzen
dargestellt; quantitative Angaben zu Auswirkungen auf Arbeitsabläufe und –prozesse feh-
len. Zukünftig könnte es somit interessant werden, Kennzahlen zu bestimmen, die häufig
genannte Vorteile auch in Zahlen widerspiegeln.

 

Literaturverzeichnis

Back, A., Friedel, D., & Weigand, A. (2011). Enterprise 2.0 – Nutzung & Handlungsbedarf im innerbetrieblichen, B2B und B2C Kontext. Zollikofen: T-Systems Schweiz AG.

Benlian, A., Hilkert, D., & Hess, T. (2009). eCollaboration mit Social Software in der globalen Softwareentwicklung. HMD - Praxis der Wirtschaftsinformatik(267), 37-45.

Koch, M., & Richter, A. (2009). Enterprise 2.0 - Planung, Einführung und erfolgreicher Einsatz von Social Software in Unternehmen. Oldenbourg.

McAffee, A. (2009). Enterprise 2.0: New Collaborative Tools for Your Organizations Toughest Challenges. Boston: Perseus Books.

Riemer, K. (2009). eCollaboration: Systeme, Anwendung und aktuelle Entwicklungen. HMD - Praxis der Wirtschaftsinformatik(267), 7-17.

 

Autoren

Christian Bremser
Christian BremserR+V Versicherung AG, 65189 Wiesbaden, studiert berufsbegleitend im Master IT Management an der FH Mainz.

 

Torsten Dielmann
Torsten DielmannGemeinnützige Urlaubskasse für das Maler- und Lackiererhandwerk e.V., 65189 Wiesbaden, studiert berufsbegleitend im Master IT Management an der FH Mainz.