Collaboration, d. h. die Zusammenarbeit mehrerer Personen, Teams und Abtei-lungen, gewinnt innerhalb von Unternehmen deutlich an Relevanz. Eine immerwichtigere Rolle spielt dabei das sogenannte Enterprise 2.0. Tools wie Wikis,Blogs oder Soziale Netzwerke werden mittlerweile auch in Unternehmen zurUnterstützung der Zusammenarbeit und der Verwaltung von Informationen undWissen eingesetzt. User Generated Content tritt in den Fokus des Wissens-managements. Bei der Implementierung von eCollaboration Systemen gilt eszu beachten, inwieweit diese die Prozesse der Unternehmen verändern undneue Anforderungen an die Mitarbeiter stellen. Ein wichtiger Aspekt ist dabeider Wechsel des Mitarbeiters vom Informationsempfänger hin zum aktivenTeilnehmer innerhalb des Wissensmanagements.Dieser Beitrag beschreibt die Möglichkeiten der Unterstützung von Col-laboration innerhalb und zwischen Unternehmen.
Aufgrund unternehmensexterner Herausforderungen wie beispielweise die Informatisie-rung oder der Einzug von Social Media wird Collaboration eine wachsende Rolle zuge-schrieben. Gleichzeitig stehen Unternehmen auch intern vor neuen Aufgaben: Prozessewerden komplexer, das Informationsaufkommen nimmt deutlich zu. Um aus den Anforde-rungen einen Wettbewerbsvorteil generieren zu können, ist man gezwungen, Restruktu-rierungen im Unternehmen vorzunehmen, externe Kooperationen einzugehen und weniggewinnträchtige Geschäftsbereiche auszugliedern. Collaboration zwischen Organisations-einheiten wird somit integraler Bestandteil am Unternehmenserfolg. Dies erkennen einigeUnternehmen und versuchen, mit Hilfe von IT-Unterstützung in Form von Collaboration-Software die Effektivität der Zusammenarbeit zu steigern. Im Fokus stehen dabei oftmalsTools des Web 2.0-Umfeldes, die meist sogar seitens der Mitarbeiter eingefordert werden.Es gilt zu untersuchen, inwieweit diese Anwendungen im Unternehmensumfeld ein-gesetzt werden und die Collaboration der Mitarbeiter unterstützen können.
Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit von Menschen innerhalb von Teams, Projek-ten, Abteilungen oder zwischen Organisationen, um gemeinsame Ziele erreichen zu kön-nen. Um diese Zusammenarbeit seitens der IT effektiv unterstützen zu können, existiereneCollaboration-Systeme wie beispielsweise Microsoft Sharepoint. Sie „[...] unterstützendie zwischenmenschliche Kommunikation mittels geeigneter Medien, erlauben die Koordi-nation von Aktivitäten zwischen Gruppenmitgliedern sowie die Kollaboration an gemein-samen Objekten.“ (Riemer, 2009) Man erkennt, dass die Interaktionsformen aufeinanderaufbauen: Koordination von Aktivitäten bedarf der vorherigen Kommunikation und Colla-boration benötigt zunächst die Koordination und Priorisierung von Aktivitäten.
Um Collaboration in Unternehmen technisch zu unterstützen, wird versucht, die Featuresdes Web 2.0 zu adaptieren und einzusetzen, um eine Art Enterprise 2.0 zu entwickeln(Koch & Richter, 2009, S. 15).Hierbei nehmen Anwendungen aus dem Bereich der Social Software eine immer grö-ßere Bedeutung ein. Innerhalb dieses Artikels werden im weiteren Verlauf die Möglichkei-ten von Blogs, Wikis und Social Networking beschrieben.Im Umfeld von Collaboration und Social Software ist immer wieder der Bezug zuUnified Communications, IP-Kommunikation, Videokonferenzsystemen oder Instant Mess-aging festzustellen. Hier wird nur der Einsatz von Social Software und deren konkretenMöglichkeiten innerhalb eines Unternehmens beschrieben. Berücksichtigt wird, dass dieseRessourcen mittlerweile auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden müssen.
Ein Wiki bezeichnet ein System, in dem von Benutzern selbstständig Inhalte geändert undverwaltet werden können. Innerhalb von Unternehmen können hier schnell Dokumentatio-nen und sonstige Informationen veröffentlicht und gemeinsam bearbeitet werden.Im Rahmen einer Anforderungsanalyse innerhalb eines Software-Entwicklung-Projekteskönnten hier beispielsweise User Stories abgelegt und somit die Stakeholder des Projektesaktiv beteiligt werden (Benlian, Hilkert, & Hess, 2009, S. 40).Blogs sind eine Art Tagebuch im Internet. In einem Blog werden regelmäßig aktuelleInhalte und Nachrichten veröffentlicht. Besucher haben die Möglichkeit, einen Beitrag zukommentieren oder zu bewerten. „For enterprise purposes, the clearest value of bloggingand other forms of authoring is sharing knowledge, expertise, experience, and insight in away that’s both persistent and easily consultable.“ (McAffee, 2009)In Unternehmen ergibt sich eine neue Möglichkeit der Kommunikation (Koch & Rich-ter, 2009, S. 28), unabhängig von eventuell existierenden Berichtsvorgaben. Ein weitererAspekt ist die aktive Partizipation der Mitarbeiter durch Veröffentlichung ihrer Ideen undGedanken. Erreichen diese Informationen die entscheidenden Stellen im Unternehmen,können sich Blogs schnell zum Innovationstreiber, aber auch Stimmungsbarometer ent-wickeln. Abhängig ist dies natürlich von der Kultur innerhalb eines Unternehmens. DasBloggen sollte offiziell gefördert und eine gewisse Offenheit vorgelebt werden.Ein konkretes Einsatzszenario könnte beispielsweise die Kommunikation von ChangeRequests und daraus resultierender Änderungen innerhalb eines Softwareentwicklungs-projektes sein.
Ein Social Network innerhalb eines Unternehmens ermöglicht, wie bei den prominentenVorbildern Facebook oder Xing, Mitarbeitern eigene Profile zu erstellen. Innerhalb dieserProfile sollte der Fokus dann auf der Darstellung eigener Kompetenzen sowie der Tätig-keiten innerhalb vergangener und derzeitiger Projekte liegen. Vorteil hierbei ist, dass dieProfile von den Mitarbeitern selbst gepflegt werden und somit auch immer auf dem aktu-ellen Stand sind. Insgesamt ermöglicht ein Social Network innerhalb eines Unternehmensdas schnelle und effiziente Auffinden von Ansprechpartnern zu einem bestimmten The-mengebiet. Durch die direkte Beteiligung der Mitarbeiter kann ein Bottom-Up generiertesWissensmanagement aufgebaut werden.
Innerhalb eines Wiki kann – wie oben beschrieben – jeder Benutzer Inhalte publizieren undverändern. Im Unternehmensumfeld ist darauf zu achten, dass die veröffentlichen Infor-mationen den Anforderungen des Qualitätsmanagements sowie weiterer, gegebenenfallsrechtlicher Vorgaben entsprechen. Weiterhin sollte beachtet werden, dass ein Lernprozessbei den Mitarbeitern angestoßen werden muss. Änderungen in einem Wiki-Artikel könnenschnell als Angriff auf die eigene Fachkompetenz angesehen werden, was sie jedoch kei-neswegs darstellen. Dafür gilt es, die Mitarbeiter zu sensibilisieren, um eine offene Kom-munikation und eine lebhafte Teilnahme zu gewährleisten.
Mit der Einführung von Collaboration Software in Unternehmen gewinnt der Begriff UserGenerated Content an Bedeutung. Wikis und Blogs führen dazu, dass Mitarbeiter nichtmehr nur Informationsempfänger darstellen, sondern aktiv als Autoren auftreten. Damitverbunden ist das Ziel, Wissen zu teilen und sich von alteingesessenen Ideologien, wiebeispielsweise „Wissen ist Macht“, zu lösen. Gleichzeitig sollen kollaborierende Perso-nen dazu befähigt werden, Ergebnisse zu erzielen, die sie als Einzelner nicht erreichenkönnten.Weiterhin verändert sich der Weg der Informationsbeschaffung für jeden einzelnen Mitarbei-ter. Informationen werden zentralisiert auf dedizierten Plattformen bereitgestellt. Das hat zurFolge, dass die Informationsverteilung über große E-Mail-Verteiler reduziert und dem Mit-arbeiter dabei die Verantwortung übertragen wird, wenn er eine Information benötigt, diesevom Inhaber der Information rechtzeitig und umfassend und in geeigneter Form abzuholen.Das bietet den Vorteil, dass sich die Mitarbeiter gezielter informieren können und beispiels-weise nur die Blogs abonnieren, deren Thematik ihre tägliche Arbeit betrifft.Der Einfluss von Collaboration Software auf Prozesse in Unternehmen hängt starkdavon ab, wie hoch die Nutzerakzeptanz der angebotenen Plattformen ist. So kann einUnternehmens-Wiki Arbeitsabläufe beschleunigen, wenn Mitarbeiter wissen, wo sie nachInformationen für bestimmte Arbeitsschritte suchen müssen. Auf der anderen Seite kannein umfangreiches Wiki schnell veralten, wenn die Nutzerakzeptanz gering ist und Themenund Inhalte nicht gepflegt werden.
Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit von Menschen innerhalb von Teams, Projek-ten, Abteilungen oder zwischen Organisationen um gemeinsame Ziele erreichen zu kön-nen. Das Thema hat viele Schnittstellen zu anderen Themen und wird oftmals als Über-begriff verwendet. Zur technischen Unterstützung der Collaboration gibt es verschiedeneMöglichkeiten, die in Form von Softwarepaketen bereitgestellt werden (u.a. Microsoft Sha-repoint). Diese Softwarepakete umfassen in der Regel Social Softwarekomponenten, wie z. B.Wikis oder Blogs, die im Einzelnen kurz vorgestellt wurden.Collaboration auf der einen Seite ist ein Thema, das von den Mitarbeitern eingefordertwird. Gründe dafür sind eine vorherrschende Informationsflut und Faktoren, die eine Zu-sammenarbeit schwierig erscheinen lassen. Mit Social Software werden zudem Anwendun-gen eingesetzt, die bereits aus dem privaten Umfeld bekannt sind.Auf der anderen Seite ist Collaboration auch ein Management-Thema, da eine Ein-führung von Collaboration-Software oftmals mit Änderungen in der Unternehmenskultureinhergeht und diese sich in erster Linie in verändertem Kommunikationsverhalten nieder-schlägt.Es ist zu festzuhalten, dass Collaboration ein Trend ist, der viele Unternehmen bereitserreicht hat. Eine Untersuchung der Universität St. Gallen hat ergeben, dass die Mög-lichkeiten von Collaboration Software in vielen Unternehmen zwar unterschiedlich starkeingesetzt werden, aber Wikis, Soziale Netzwerke und Blogs in der Regel nahezu unein-geschränkt verfügbar sind (Back, Friedel, & Weigand, 2011, S. 7).Während in der Literatur den genannten Diensten ein hoher Nutzen in der Unterstützungvon kollaborativen Prozessen zugesprochen wird, ist bislang wenig darüber bekannt, in-wieweit sich dieser Nutzen quantifizieren lässt. Oftmals wird nur der qualitative Nutzendargestellt; quantitative Angaben zu Auswirkungen auf Arbeitsabläufe und –prozesse feh-len. Zukünftig könnte es somit interessant werden, Kennzahlen zu bestimmen, die häufiggenannte Vorteile auch in Zahlen widerspiegeln.
Back, A., Friedel, D., & Weigand, A. (2011). Enterprise 2.0 – Nutzung & Handlungsbedarf im innerbetrieblichen, B2B und B2C Kontext. Zollikofen: T-Systems Schweiz AG. Benlian, A., Hilkert, D., & Hess, T. (2009). eCollaboration mit Social Software in der globalen Softwareentwicklung. HMD - Praxis der Wirtschaftsinformatik(267), 37-45. Koch, M., & Richter, A. (2009). Enterprise 2.0 - Planung, Einführung und erfolgreicher Einsatz von Social Software in Unternehmen. Oldenbourg. McAffee, A. (2009). Enterprise 2.0: New Collaborative Tools for Your Organizations Toughest Challenges. Boston: Perseus Books. Riemer, K. (2009). eCollaboration: Systeme, Anwendung und aktuelle Entwicklungen. HMD - Praxis der Wirtschaftsinformatik(267), 7-17.
Torsten DielmannGemeinnützige Urlaubskasse für das Maler- und Lackiererhandwerk e.V., 65189 Wiesbaden, studiert berufsbegleitend im Master IT Management an der FH Mainz.